Privacy Policy
Last updated: May 3, 2025
1. Who are we?
AWAY is a travel consultancy focused on organising unique travel experiences. As the data controller responsible for your personal data, we are committed to protecting your privacy and processing your data in accordance with the GDPR (Regulation (EU) 2016/679) and applicable legislation.
Privacy contact email: contact@awayplanner.co
2. What personal data do we collect?
In the course of our travel consultancy services, we collect the following personal data:
- First and last name
- Email address
- Mobile phone number
- Travel preferences (destinations of interest, travel style, indicative budget, preferred dates, etc.)
We do not collect sensitive data (such as health data, racial origin or religious beliefs) nor data from individuals under 16 years of age without parental consent.
3. Why do we use your data?
| Purpose | Description | Legal Basis |
|---|
| Service delivery | To organise and personalise travel proposals according to your preferences. | Performance of a contract (Art. 6(1)(b) GDPR) |
| Client communication | To respond to your enquiries, send proposals, quotes and confirmations. | Performance of contract / Legitimate interest (Art. 6(1)(f)) |
| Service improvement | To tailor future proposals based on your preference history. | Consent or Legitimate interest (Art. 6(1)(a) or (f)) |
| Legal compliance | To fulfil tax, accounting or other legal obligations. | Legal obligation (Art. 6(1)(c)) |
4. How long do we keep your data?
We retain your personal data only for as long as necessary for the purposes for which it was collected:
- Active client data: for the duration of the contractual relationship and up to 5 years after its termination.
- Tax and accounting data: 10 years, in accordance with applicable tax legislation.
- Contact data of prospective clients (no contract): up to 2 years, unless consent is withdrawn earlier.
- Travel preferences: for the duration of the contractual relationship, renewable with your consent.
5. Who do we share your data with?
AWAY does not sell or transfer your personal data to third parties for commercial purposes. Your data may be shared only in the following circumstances:
- Travel service providers (hotels, operators, airlines) — strictly necessary for the execution of the contracted service.
- Technology and communication service providers used internally — subject to GDPR data processing agreements.
- Public authorities — only when required by law.
Where your data is transferred outside the European Economic Area (e.g. international bookings), we ensure that appropriate safeguards are in place, such as Standard Contractual Clauses approved by the European Commission.
6. Your rights
Under the GDPR, you have the following rights regarding your personal data:
- Access: Know what data we hold about you and obtain a copy.
- Rectification: Correct inaccurate or incomplete data.
- Erasure: Request deletion of your data ('right to be forgotten'), where applicable.
- Restriction: Restrict the processing of your data in certain circumstances.
- Portability: Receive your data in a structured, machine-readable format.
- Objection: Object to the processing of your data for certain purposes.
- Withdraw consent: Where processing is based on consent, you may withdraw it at any time without affecting the lawfulness of prior processing.
To exercise your rights, contact us at: contact@awayplanner.co. We will respond within 30 days (Art. 12(3) GDPR). You also have the right to lodge a complaint with your local data protection authority.
7. Data security
We implement appropriate technical and organisational measures to protect your personal data against unauthorised access, loss or destruction, including:
- Encrypted communications (HTTPS/TLS protocol)
- Restricted access to data on a need-to-know basis
- Regular review of security procedures
In the event of a data breach posing a risk to your rights, we will notify you within 72 hours, as required by the GDPR.
8. Cookies
For detailed information about the cookies we use, please refer to our Cookie Policy, available in the footer of our website.
9. Changes to this policy
AWAY may update this Privacy Policy periodically to reflect legal or operational changes. The most recent version will always be available on our website. Last updated: May 3, 2025.
10. Contact
For any privacy and data protection enquiries:
Email: contact@awayplanner.co
Data Controller: AWAY — Travel Consultancy
Política de Privacidade
Última atualização: 3 de maio de 2025
1. Quem somos?
A AWAY é uma empresa de consultoria de viagens focada na organização de experiências únicas. Enquanto responsável pelo tratamento dos seus dados pessoais, comprometemo-nos a proteger a sua privacidade e a tratar os seus dados em conformidade com o RGPD (Regulamento (UE) 2016/679) e a legislação portuguesa aplicável.
Email de contacto para assuntos de privacidade: contact@awayplanner.co
2. Que dados pessoais recolhemos?
No âmbito da nossa atividade de consultoria de viagens, recolhemos os seguintes dados pessoais:
- Primeiro e último nome
- Endereço de e-mail
- Número de telemóvel
- Preferências de viagem (destinos de interesse, tipo de viagem, orçamento indicativo, datas preferidas, etc.)
Não recolhemos dados sensíveis (como dados de saúde, origem racial ou crenças religiosas) nem dados de menores de 16 anos sem consentimento parental.
3. Para que fins utilizamos os seus dados?
| Finalidade | Descrição | Base Legal |
|---|
| Prestação do serviço de consultoria | Para organizar e personalizar as propostas de viagem de acordo com as suas preferências. | Execução de contrato (art. 6.º, n.º 1, al. b) do RGPD) |
| Comunicação com o cliente | Para responder às suas questões, enviar propostas, orçamentos e confirmações. | Execução de contrato / Interesse legítimo (art. 6.º, n.º 1, al. f)) |
| Melhoria do serviço | Para adaptar futuras propostas com base no seu historial de preferências. | Consentimento ou Interesse legítimo (art. 6.º, n.º 1, al. a) ou f)) |
| Cumprimento de obrigações legais | Para cumprir obrigações fiscais, contabilísticas ou outras exigências legais. | Obrigação legal (art. 6.º, n.º 1, al. c)) |
4. Durante quanto tempo guardamos os seus dados?
Conservamos os seus dados pessoais apenas pelo tempo necessário para as finalidades para as quais foram recolhidos:
- Dados de clientes ativos: durante toda a relação contratual e até 5 anos após o seu término (prazo de prescrição geral civil).
- Dados fiscais e contabilísticos: 10 anos, nos termos da legislação fiscal portuguesa.
- Dados de contacto de potenciais clientes (sem contrato): até 2 anos, salvo revogação do consentimento antes desse prazo.
- Preferências de viagem: durante a relação contratual, renováveis com o seu consentimento.
5. Com quem partilhamos os seus dados?
A AWAY não vende nem cede os seus dados pessoais a terceiros para fins comerciais. Os seus dados podem ser partilhados apenas nas seguintes situações:
- Fornecedores de serviços de viagem (hotéis, operadoras, companhias aéreas) — estritamente necessário para a execução do serviço contratado.
- Prestadores de serviços de tecnologia e plataformas de comunicação utilizadas internamente — sujeitos a contratos de subcontratante RGPD.
- Autoridades públicas — apenas quando exigido por lei.
Quando os seus dados forem transferidos para fora do Espaço Económico Europeu (ex: reservas internacionais), garantimos que existem salvaguardas adequadas, como cláusulas contratuais-tipo aprovadas pela Comissão Europeia.
6. Os seus direitos
Ao abrigo do RGPD, tem os seguintes direitos relativamente aos seus dados pessoais:
- Acesso: Saber que dados temos sobre si e obter uma cópia.
- Retificação: Corrigir dados incorretos ou incompletos.
- Eliminação: Solicitar a eliminação dos seus dados ('direito ao esquecimento'), quando aplicável.
- Limitação: Restringir o tratamento dos seus dados em determinadas circunstâncias.
- Portabilidade: Receber os seus dados num formato estruturado e legível por máquina.
- Oposição: Opor-se ao tratamento dos seus dados para determinadas finalidades.
- Retirar o consentimento: Quando o tratamento se baseia no consentimento, pode retirá-lo a qualquer momento, sem prejuízo da licitude do tratamento anterior.
Para exercer os seus direitos, contacte-nos por email: contact@awayplanner.co. Teremos um prazo de 30 dias para responder (art. 12.º, n.º 3 do RGPD). Tem também o direito de apresentar reclamação à CNPD (Comissão Nacional de Proteção de Dados) em www.cnpd.pt.
7. Segurança dos dados
Implementamos medidas técnicas e organizacionais adequadas para proteger os seus dados pessoais contra acesso não autorizado, perda ou destruição, incluindo:
- Comunicações encriptadas (protocolo HTTPS/TLS)
- Acesso restrito aos dados apenas a colaboradores com necessidade operacional
- Revisão periódica dos procedimentos de segurança
Em caso de violação de dados com risco para os seus direitos, notificamo-lo no prazo de 72 horas, conforme exigido pelo RGPD.
8. Cookies
Para informação detalhada sobre os cookies que utilizamos, consulte a nossa Política de Cookies, disponível no rodapé do website.
9. Alterações a esta política
A AWAY pode atualizar esta Política de Privacidade periodicamente para refletir alterações legais ou operacionais. A versão mais recente estará sempre disponível no nosso website. Data da última atualização: 3 de maio de 2025.
10. Contacto
Para qualquer questão sobre privacidade e proteção de dados:
Email: contact@awayplanner.co
Responsável pelo tratamento: AWAY — Consultoria de Viagens
